Aufgaben delegieren leicht gemacht – Wie Du in Zukunft nicht mehr alles selbst machen musst

Ein jedes Unternehmen soll wachsen. Dafür brauchst Du als Unternehmer Zeit, um die nächsten strategischen Schritte zu gehen. Doch Du wirst ständig von Routineaufgaben abgehalten, weil Deine Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht so erledigen (können), wie Du es Dir vorstellst.

Wenn Du nicht anfängst Deine Prozesse zu automatisieren, fällt es mit zunehmendem Wachstum schwer, Dich als Unternehmer auf die Führung, Kunden und Zukunftsplanung zu konzentrieren. Das kostet Dich nicht nur Unmengen an Zeit, nein, auch können damit Kunden verärgert werden, wenn das gewünschte Produkt nicht wie erwartet geliefert wird.

Wir zeigen Dir deshalb hier, wie Du mit einfachen Mitteln Deinen Mitarbeitern Aufgaben delegieren kannst:

  • Was ist die Aufgabe?
  • Wie häufig soll die Aufgabe bearbeiten werden?
  • Wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung?
  • Wie soll das Ergebnis aussehen?
  • Wie löst man die auftretenden Probleme am Einfachsten?

 

Aufgaben abgeben

Denn wenn Du alle operativen Tätigkeiten abgeben kannst, hast Du mehr Zeit für Dein Unternehmen. Du kannst dann diese Zeit für Deine Kunden, Produkte, die Optimierung von Prozessen oder auch für Dich als Mensch nutzen. Sicher fallen Dir auch noch mehr wichtige Dinge ein, die Du mit der gewonnenen Zeit anstellen kannst.

Nicht zu vergessen ist hierbei, dass die abgegeben Aufgaben trotzdem bearbeitet werden und zwar genau so, wie Du sie vorgibst. Dafür haben wir Dir in 6 Punkte zusammengefasst, wie Du zu einem Handbuch kommst.

 

#1 Die Liste

Zu jeder Aufgabe erstellst Du zunächst eine Liste mit den groben Angaben zu der Tätigkeit:

Beispiel:

  • Was ist die Aufgabe? Einen neuen Beitrag bei Facebook posten.
  • Wie häufig soll die Aufgabe bearbeiten werden? Einmal wöchentlich, freitags
  • Wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung? 30min

#2 Stichworte

Wenn Du das erste Mal die Aufgabe bearbeitest, machst Du Dir zu jedem Schritt Notizen. Du dokumentierst Dir die Aufgabe so, dass Du beim nächsten Mal genau weißt, was zu tun ist.

Beispiel:

Facebook öffnen, Beitrag erstellen, Fotos aus Marketingordner auswählen, Kurztext der Besonderheiten hervorhebt, Call to Action.

#3 Ausformulierung

Nachdem Du jetzt die Aufgabe bereist einmal gemacht hast, formulierst Du die Stichworte aus, während Du die Aufgabe das nächste Mal bearbeitest. Das Ziel ist hierbei so detaillierte Angaben zu machen, dass auch eine außenstehende Person ohne große Mühe die Aufgabe nachmachen kann. Schließlich willst Du, dass genau das Deine Mitarbeiter übernehmen.

Beispiel:

Facebook.de im Browser aufrufen, dann mit folgenden Benutzerdaten anmelden: Benutzername und Passwort. Dann unter Seiten die Firmenseite auswählen, den Post vorbereiten.

#4 Weiterreichender Content

Texte allein sind okay, wenn es sich um komplexe Schritte oder Aufgaben handelt bietet es sich an, die Texte zu ergänzen. So kannst Du mit Bildern, insbesondere Screenshots, Deine Aufgabenvorstellung untermauern. Auch kannst Du mit diesen Mitteln Deine Ergebniserwartung klar definieren.

Neben schlichten Bildern gibt es auch die Möglichkeit Videos aufzunehmen, in denen Du Deinen Mitarbeitern erklärst, wie es geht und worauf zu achten ist. Mit dem Chroom Plugin Screencastify kannst Du Videos von Deinem Bildschirm erstellen. Ein anderes Beispiel wäre eine übersichtliche Grafik anzufertigen, in der die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge aufgelistet sind.

Für Deine Mitarbeiter sind auch Endresultate nützlich, an denen sie sich orientieren. So kann ihre Arbeit an Deinen Vorstellungen angepasst werden und es gibt keine böse Überraschung am Ende.

Diese Texte mit Bildern, Links oder Graphiken für die einzelnen Aufgaben kannst Du zu einem Handbuch zusammenfassen. Hierdurch können sich Mitarbeiter schnell und leicht in das Thema einarbeiten.

#5 Delegieren

Jetzt hast Du einen Plan, den Du jedem Mitarbeiter in die Hand geben kannst, sodass er Dir die Aufgabe abnimmt. Trotzdem empfiehlt es sich, dass Du beim ersten Durchgang Deinen Mitarbeiter noch begleitest und einzelnen Schritte erklärst. So können auch aufkommende Fragen geklärt und im Handbuch ergänzt werden.

Beim zweiten Durchgang überprüfst Du dann nur noch das Ergebnis, solltest aber einplanen, dass vielleicht noch die eine oder andere Frage auf Dich zukommt. Nun sollte der Mitarbeiter für die Aufgabe gewappnet sein. Auch kann er die Aufgabe anderen Kollegen beibringen, sodass Du Dich hoffentlich nicht mehr mit dem Thema beschäftigen musst.

Durch Dein Reporting, beispielsweise der Reichweite der Facebook Posts, kannst Du die Qualität der Arbeit schnell und zuverlässig kontrollieren. Es reicht auch, wenn Du einmal im Monat alle Aufgabenreportings durchschaust, auswertest und für Probleme mit Deinen Mitarbeitern eine Lösung findest.

Falls Du keine Mitarbeiter hast, kannst Du die Aufgabe auch an einen virtuellen Assistenten wie Pia Newman delegieren.

#6 Fertig

Fertig, jetzt hast Du mehr Zeit für die strategische Arbeit und das Wachstum Deiner Firma.

Bei der Tech Start-up School begleiten wir Dich von Anfang an und zeigen Dir nicht nur, wie Du Aufgaben abgeben kannst. Wir stehen Dir kostenlos bei der Geschäftsmodellentwicklung zur Seite und sorgen dafür, dass der Pitch und die erste Finanzierungsrunde erfolgreich werden.

Wenn Dir dieser Ansatz gefällt, dann klick hier und sieh was die Teilnehmer der letzten Runde zur Tech Start-up School sagen.