Die fetten und die dürren Jahre: So füllen Gründer ihre Projektkalender mit umsatzstarken Aufträgen

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Du erhältst nur unregelmäßig Aufträge. Erstickst dadurch einige Monate lang in Arbeit und in den anderen Monaten hast Du keinen einzigen Kunden. Dadurch wird es extrem schwer Umsätze zu planen oder Investitionen abzuschätzen. Auch sind die umsatzstarken Monate eine enorme Belastung für Dich und Deine Familie, da sich der Stress negativ auf Dein Umfeld auswirkt. Ferner plagen Dich sorgen über die Zukunft, wenn mehrere Wochen kein einziger Auftrag reinkommt und Du trotzdem Rechnungen begleichen musst.

Wie schön wäre es, wenn die Aufträge über das ganze Jahr verteilt kommen würden, sodass Du eine annähernd gleichbleibende Auslastung hast. Die Stabilität von Aufträgen und der guten Planbarkeit könnten Dir auch Urlaub ermöglichen, da Du nicht mehr präsent sein musst, um jeden möglichen Auftrag an Land zu ziehen oder bis zum Hals in Arbeit steckst.

Durch eine Auftragspipeline kannst Du ein halbes Jahr in die Zukunft planen und so schon im Januar sehen, wie die Lage im Juli aussieht. Wie Du Dir eine Auftragspipeline aufbaust, erklären wir Dir im Folgenden.

Wie viele Kunden brauchst Du?

Das Ziel ist herauszufinden, wie viele Kunden Du in einem Monat brauchst. Dazu musst Du berechnen wie groß Dein jährlicher Umsatz sein muss, um alle Kosten inklusive Deines Lohns zu decken. Sei hier wirklich ehrlich, wie hoch Deine Kosten sind und rechne lieber noch ein paar Prozent als Puffer hinzu.

Dann betrachte Deine durchschnittliche Projektgröße und welchen Umsatz Dir ein Projekt ungefähr bringt. Dazu kannst Du ganz einfach den Umsatz des letzten Jahres durch die Anzahl der Projekte teilen.

Teilst Du im Folgenden Deinen oben errechneten benötigten Jahresumsatz durch den durchschnittlichen Umsatz pro Projekt, erhältst Du die Anzahl an Projekten, die Du pro Jahr brauchst, um gut über die Runden zu kommen.

Angenommen Du benötigst 144.000€ Jahresumsatz, um die Kosten zu decken und ein Kunde bringt Dir je ein Projekt mit rund 4.000€. Dann brauchst Du 36 Projekte pro Jahr oder drei pro Monat, um problemlos über die Runden zu kommen.

Projekte planen

Wenn Du drei Kunden pro Monat benötigst, musst Du auch drei Aufträge pro Monat sicher haben. Dafür empfiehlt es sich auch in den gut laufenden Zeiten, jede Woche Zeit einzuplanen, um neue Kunden anzuwerben.

Dein Ziel ist nicht mehr möglichst viel Aufträge zu bearbeiten, sondern für eine gut machbare Menge an Aufträgen jeden Monat zu sorgen.

Kunden akquirieren

Dein Ziel ist, den Auftragsstrom möglichst kontinuierlich zu halten. Wenn Du viele Aufträge auf einmal bekommst, kannst Du mit den Kunden reden und vielleicht einen späteren Projektstart vereinbaren. Schon hast Du Projekte in der Pipeline für schwache Monate.

Zweitens kannst Du neue Projekte generieren. Hierfür gibt es folgende drei Möglichkeiten

#1 Deinen bewährten Weg gehen

Du hast schon eine Marketingstrategie, sonst würden keine überfüllen Monate zu Stande kommen. In Deiner wöchentlichen Marketingzeit könntest Du diese Strategie verfeinern oder stärker für die schwachen Monate auslegen.

#2 Neue Kunden

Neue Kunden geben neue Aufträge und füllen so Deine Projektlücken. Durch Zielgruppenanalyse kannst Du Deine potenziellen Kunden ganz direkt mit Werbung ansprechen. Das ist deutlich kostengünstiger als ein Schrotflintenansatz, bei dem eine breite Menge blind mit Werbung angesprochen wird. Für dieses Thema findest Du hier einen ausführlichen Leitfaden.

#3 Ehemalige Kunden

Du hattest vor einiger Zeit einen Kunden, der zufrieden mit Deiner Leistung war? Dann sprich ihn an, ob er nicht nochmal mit Dir ins Geschäft kommen möchte. Durch einen automatisierten Newsletter kannst Du jede Woche Deine ehemaligen Kunden und vielleicht sogar noch ein paar Interessenten mit Deinen aktuellen Angeboten und Produkten ansprechen. Weiter kannst Du eine Telefonliste anlegen, die alle Kunden beinhaltet. Von dieser Liste telefonierst Du jede Woche in der Marketingzeit mit drei bis vier Kunden und zeigst ihnen, was eine erneute Zusammenarbeit für Forteile für sie hat. Auch kannst Du durch gezieltes Remarketing kannst Du mit Stammkunden mehr Umsatz machen.

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